Ezen agyaltam ma reggel futás közben.
Rövid válaszom: IGEN, DE…
Bővebben:
IGEN, mindenki így kezdi az életét, aztán néhányan megmaradnak ebben az állapotban egész életük során. Tehát lehetséges. Nincs rendszer, szervezettség, közép- vagy hosszú távú cél sem. Csak él a mának. És lehet boldog élete!
Konkrétan a vállalkozás területén is a történet így kezdődik: káoszban. A cégalapító kigondol valami hasznos terméket vagy szolgáltatást. Megálmodja – vizionalizálja – az ehhez szükséges céget, felszerelést, embereket.
Belevág.
Aztán szembesül a valósággal. A világ nem működik magától úgy, ahogyan ő azt megálmodta. De szinte emberfeletti igyekezettel ráveszi magát és munkatársait, hogy a kezdeti káosz ellenére elinduljon a termelés, a szolgáltatás, és minél több elégedett ügyfél problémáját megoldják, igényét kielégítsék.
Aztán minél jobban beindul, újabb és újabb problémákkal szembesülünk, ami a kezdeti káoszt fenntartja és tovább színesíti. Persze lehet káoszban is termelni. Egyszer Pista áll a kasszába, máskor Marcsi ér rá. Ha áru jön, mindig valaki átveszi, aztán valahová lerakja. Onnan majd valaki továbbítja a polcokra, ahonnan a vevő leveheti. Az ügyfél Marcsinak szól, hogy csak pénteken kéri az árut. Marcsi akkor szabadságon lesz, Pista meg nem tud semmiről. De megoldják. Jancsi gyorsan kiviszi az árut. Első az ügyfél.
Tehát káoszban is tud működni és bevételt termelni a cég. Sok kis cég ebben az állandó káoszban él, sőt nyereségesen. A cégben dolgozó jószándékú emberek viszik a vállukon, mintegy hullámlovasként egyensúlyozva a káosz-hullámokon. Ha leesik, feláll és folytatja. Amíg tart az energia.
DE! Na igen, van egy “de” rész is.
Ha a cégben bonyolultabb folyamatok vannak, ahol több embernek kell együttműködnie, esetleg egymás utáni lépésekben, vagy úgy, hogy személyesen nincsenek is egy térben, akkor a nagyra növekedést a káosz gátolja, sőt lehetetlenné teszi.
Másik, hogy a káosz állapota komoly lelki terhet ró az emberekre, főként a vezetőkre. Akik ettől könnyen kiéghetnek. Ami nagy kár, mert mire az ember már éppen mindent jól tud, addigra tele lehet a hócipője és otthagyhatja a céget.
Száz szónak is egy(pár) a vége: ha szeretném hogy a cégem növekedjen, miközben jómagam és munkatársaim megőrizzük az ép elmeállapotunkat, úrrá kell lenni a káoszon. Kiirtani. Pontosabban folyamatosan irtani, mint a gyomot. Mert a virágágyást sem csak egyszer kell kigyomlálni, hanem aztán folyamatosan ha feldugja a fejét egy kis gyomocska, le kell csapni rá és kihúzni.
-
Megoldás: egyértelmű folyamatok és rendszerek, amelyeket a munkatársak ismernek és megfelelően használnak is. És itt nem csak a szoftver-rendszerekre gondolok, mert azok használata egyes szektorokban alapkövetelmény. Hanem az egyes munkafolyamatok, felelősségi körök, kommunikációs, oktatási és ellenőrzési folyamatok pontos megállapításása és használata.
Például:
- ha áru érkezik, akkor előre világos legyen hogy éppen ki a felelős annak átvételéért, pontosan hová kell leraknia, kinek hogyan kell jelentenie, és ki a felelős a további lépésért, hogyan szerez tudomást arról hogy lépnie kell, mit és milyen határidőre kell lépnie, azt ki ellenőrzi, ki veszi át, és ki folytatja, és így tovább a következő lépésekben.
- ha reklamál az ügyfél, ki kezeli, pontosan hogyan, kit kell értesíteni, hová kell feljegyezni és mit, hogyan kerül vissza a reklamáció forrásáról az információ mindenkihez aki érintett, hogy lehetőleg ne ismétlődjön a baki.
- ki, hogyan, milyen gyakran ellenőrzi a folyamatokat, ha eltérést tapasztal, akkor ki és hogyan oldja meg
- egyik legfontosabb: ha új ember kerül a cégbe, ki és hogyan tanítja őt be, valamint hogyan folyik a további rendszeres képzése, hogyan értesül a változásokról. Mert változás az volt is lesz is. Sokszor erre “nincs idő”, odaállítják az embert dolgozni, aztán ellesi a munka módját a többiektől, de sajnos azt is amit rosszul csinálnak.
Mindezt összerakni már önmagában is egy elrettentő feladat. Nagyon kis cégekben, például egy kétszemélyes hotdogos bódéban valószínüleg bele sem vágnak. Megtanulják inkább kezelni a kis káoszt, ami ott még elviselhető mértékű.
Ha valami nagyobbat szeretnénk összerakni, akkor fel kell tűrni az ingujjakat és megcsinálni a rendszert. Papírra vetve. Hónapok munkája, nem kevés költség vár ránk. És ha készen vagyunk a rendszer dokumentálásával, hiába kérdezzük “Ott vagyunk már??
“. Mert nem vagyunk ott. Még nem. Távolról sem!A kidolgozott rendszert át kell ültetni a gyakorlatba. Nem elég ha a polcon porosodnak a dossziékban lefűzött leírások. Meg kell győznünk a munkatársainkat, hogy ez mindenkinek jó lesz. Majd megtanítani mindenkinek a rá vonatkozó folyamatokat. Aztán ha kell, erőszakot alkalmazni. A változástól irtózó emberi ellenálláson sokszor buknak el jó elképzelések. Mindig lesz valaki, aki előjön olyasmivel, hogy: Rendben hogy a takarítószereket a bal sarokban kell tárolni, de nem történik semmi, ha itt hagyom a seprűt az asztalom mellett, mert eddigi is itt volt. Jó esetben ez a kérdés már felmerült a rendszer megírásakor, de ha nincs szükség arra hogy a seprű egész nap ott legyen valaki asztalánál, akkor a szabály az hogy a bal sarokban lesz. Ahol mindenki azonnal megtalálja. Nem kell körbekérdezni tíz kollégát, hogy kinél van a seprű. Tudom hogy ez egy banális példa, de sok ilyen apró eltérés összessége okozza a káoszt.
Tehát ha nincs meg a vezetői elhatározás, hogy az elkészült rendszert bevezesd, majd folyamatosan fenntartsad, minden kis eltérésre lecsapva és azonnal korrigálva, ha kell tűzön-vízen keresztül, akkor annak a kidolgozása is teljesen felesleges. Ezt egyértelművé kell tenni a munkatársak számára. Pontosan szabályozott rendszerben kell müködni. Ami sosem lesz tökéletes, és mindig lehet javítani rajta. De nem az a megoldás, hogy nem tartjuk be a folyamatok szabályait, hanem az, hogy javaslatot adunk a szabályok megváltoztatására, mert a gyakorlat vagy a világ változásai miatt lehet hogy ami tavaly jó volt, azt most már másképpen kéne csinálni. Akkor az erre jogosult személy ez megfontolja, és ha eldönti hogy mostantól másképp van a folyamat, akkor az mindenkire vonatkozik. Aki ezzel nem tud azonosulni, annak sajnos nincs helye a fedélzeten. Találkoztam már ilyen esettel jómagam is.
Ami jó hír: azt tapasztaltam hogy az emberek nagy része jóindulatú, és hajlandó együttműködni egy közös cél érdekében. A változástól való emberi félelem egy természetes jelenség, bennem is szokott jelentkezni. Meg kell tanulni kezelni. A munkatársak esetében mielőbb és nyíltan kommunikálni kell, hogy ők maguk is vegyenek részt a rendszer folyamatainak kialakításában. Hiszen ők végzik a munkát, van hogy sokkal többet tudnak róla mint a vezető. Ha meg tudjuk győzni őket, hogy a szabályozott rendszer mindenkinek megkönnyíti és egyszerűsíti a munkáját, kevesebb erőszakot kell alkalmazni a későbbiekben.
Mielőtt bárki megkövezne, “erőszak” alatt itt nem korbácsolást értek, hanem kiadom az utasítást, és meg is követelem annak végrehajtását. Folyamatosan. És azonnal észrevenni a pici eltérést is, és kezelni az. Mert a pázsitból az egy kis pitypangot gyorsan ki lehet húzni. De ha hagytuk megnőni, szétszórja a magját, már sokkal több munka lesz újra szép tiszta pázsitot elérni.
Na szóval ilyeneken járatom az agyamat mostanában. Munkára fel!
