Hónap: 2023 május

Nagy fába vágtuk a fejszénket a Fullpost cégben. Folyamatokat szervezünk. Lean alapelvek mentén szeretnénk rendet vágni a káoszban. A jól működő káoszt egy még jobban működő, szervezettebb rendszerré szeretnénk előléptetni.

Péter, kiváló kollégám, kifejezte reményét hogy nyárra nagyjából megleszünk. Megmosolyogtam . Igyekeztem nem lehangolni, de kifejtettem, hogy én annak is örülni fogok, ha év végére már úgy fogjuk érezni hogy látjuk a fényt az alagút végén. Mert most még csak az első fázison vagyunk túl: láttuk az alagutat a fény végén. Beléptünk. Az ilyen vállalkozós alagutak tulajdonsága meg az, hogy bár haladunk benne előre, az alagút vége csak nem akar közeledni, sőt gyakran az az érzésünk támad, mintha minden egyes lépéssel az alagút vége egyre távolabbra kerülne.

Na, ezért fogunk sokat tanulni menet közben! Mindent úgysem tudunk egyszerre megoldani, mert minden megoldott probléma három másikat vet fel. Így a klasszikus módszerben nem nagyon hiszek: miszerint jó alaposan ki kell gondolni a rendszert, aztán majd bevezetjük. Muszáj lesz apró lépésenként haladnunk, megpróbálni priorizálni, és lehetőleg ha valami rész-megoldást kitaláltunk, azt rögtön bevezetni, hogy legalább egy-két dolog flottul menjen, vagy menet közben mielőbb derüljön ki hogy még mindig nem jó amit kitaláltunk. Mert sokszor lesz úgy is. Próba, változás, újabb próba, változás, aztán az ikszedik módszer beválik.

Legalább gyakorolhatom a vezetői felelősségvállalást: ha nem működő utasítást adtam, be kell ismernem hogy nem működik. Nyíltan a kollégák előtt. A főnök sem mindentudó. A főnök is tévedhet. Persze azt elvárom hogy legalább kipróbáljuk, hogy ne a változás elleni ellenszenv miatt ne működjön valami, hanem valódi próba mutasson eredményt. Ilyenkor fel kell tűrni az ingujjat, és ha kell, én rakodom fel a legmagasabb polcra. Hogy megtapasztaljam, vajon mennyire kivitelezhető amit elvárok másoktól.

Hálás vagyok kollégáimnak hogy ölteteikkel, segítségükkel előre tudunk lépni. Egyenesen megható látni a lelkesedést néhány munkatársban, sokszor olyanok is segíteni próbálnak, akik hivatalosan nem is szerepelnek a folyamatban. Jó hogy vannak körülöttem olyan emberek, akiket érdekel a környezetük, és megértik hogy a rendezett, nyugalmas, jó hangulatú munkahely megteremtése közös érdekünk. Aminek alapfeltétele az, hogy termeljünk. Nem keveset, sokat. De erre találjunk olyan módszereket, hogy se meg ne szakadjunk közben, se bele ne őrüljünk .

Isten minket úgy segéljen!

Ezen agyaltam ma reggel futás közben.
Rövid válaszom: IGEN, DE…

Bővebben:
IGEN, mindenki így kezdi az életét, aztán néhányan megmaradnak ebben az állapotban egész életük során. Tehát lehetséges. Nincs rendszer, szervezettség, közép- vagy hosszú távú cél sem. Csak él a mának. És lehet boldog élete!
Konkrétan a vállalkozás területén is a történet így kezdődik: káoszban. A cégalapító kigondol valami hasznos terméket vagy szolgáltatást. Megálmodja – vizionalizálja – az ehhez szükséges céget, felszerelést, embereket.
Belevág.

Aztán szembesül a valósággal. A világ nem működik magától úgy, ahogyan ő azt megálmodta. De szinte emberfeletti igyekezettel ráveszi magát és munkatársait, hogy a kezdeti káosz ellenére elinduljon a termelés, a szolgáltatás, és minél több elégedett ügyfél problémáját megoldják, igényét kielégítsék.

Aztán minél jobban beindul, újabb és újabb problémákkal szembesülünk, ami a kezdeti káoszt fenntartja és tovább színesíti. Persze lehet káoszban is termelni. Egyszer Pista áll a kasszába, máskor Marcsi ér rá. Ha áru jön, mindig valaki átveszi, aztán valahová lerakja. Onnan majd valaki továbbítja a polcokra, ahonnan a vevő leveheti. Az ügyfél Marcsinak szól, hogy csak pénteken kéri az árut. Marcsi akkor szabadságon lesz, Pista meg nem tud semmiről. De megoldják. Jancsi gyorsan kiviszi az árut. Első az ügyfél.
Tehát káoszban is tud működni és bevételt termelni a cég. Sok kis cég ebben az állandó káoszban él, sőt nyereségesen. A cégben dolgozó jószándékú emberek viszik a vállukon, mintegy hullámlovasként egyensúlyozva a káosz-hullámokon. Ha leesik, feláll és folytatja. Amíg tart az energia.

DE! Na igen, van egy “de” rész is.

Ha a cégben bonyolultabb folyamatok vannak, ahol több embernek kell együttműködnie, esetleg egymás utáni lépésekben, vagy úgy, hogy személyesen nincsenek is egy térben, akkor a nagyra növekedést a káosz gátolja, sőt lehetetlenné teszi.

Másik, hogy a káosz állapota komoly lelki terhet ró az emberekre, főként a vezetőkre. Akik ettől könnyen kiéghetnek. Ami nagy kár, mert mire az ember már éppen mindent jól tud, addigra tele lehet a hócipője és otthagyhatja a céget.

Száz szónak is egy(pár) a vége: ha szeretném hogy a cégem növekedjen, miközben jómagam és munkatársaim megőrizzük az ép elmeállapotunkat, úrrá kell lenni a káoszon. Kiirtani. Pontosabban folyamatosan irtani, mint a gyomot. Mert a virágágyást sem csak egyszer kell kigyomlálni, hanem aztán folyamatosan ha feldugja a fejét egy kis gyomocska, le kell csapni rá és kihúzni.

---

• Megoldás: egyértelmű folyamatok és rendszerek, amelyeket a munkatársak ismernek és megfelelően használnak is. És itt nem csak a szoftver-rendszerekre gondolok, mert azok használata egyes szektorokban alapkövetelmény. Hanem az egyes munkafolyamatok, felelősségi körök, kommunikációs, oktatási és ellenőrzési folyamatok pontos megállapításása és használata.

  Például:

• ha áru érkezik, akkor előre világos legyen hogy éppen ki a felelős annak átvételéért, pontosan hová kell leraknia, kinek hogyan kell jelentenie, és ki a felelős a további lépésért, hogyan szerez tudomást arról hogy lépnie kell, mit és milyen határidőre kell lépnie, azt ki ellenőrzi, ki veszi át, és ki folytatja, és így tovább a következő lépésekben.
• ha reklamál az ügyfél, ki kezeli, pontosan hogyan, kit kell értesíteni, hová kell feljegyezni és mit, hogyan kerül vissza a reklamáció forrásáról az információ mindenkihez aki érintett, hogy lehetőleg ne ismétlődjön a baki.
• ki, hogyan, milyen gyakran ellenőrzi a folyamatokat, ha eltérést tapasztal, akkor ki és hogyan oldja meg
• egyik legfontosabb: ha új ember kerül a cégbe, ki és hogyan tanítja őt be, valamint hogyan folyik a további rendszeres képzése, hogyan értesül a változásokról. Mert változás az volt is lesz is. Sokszor erre “nincs idő”, odaállítják az embert dolgozni, aztán ellesi a munka módját a többiektől, de sajnos azt is amit rosszul csinálnak.
  

  ---

  Mindezt összerakni már önmagában is egy elrettentő feladat. Nagyon kis cégekben, például egy kétszemélyes hotdogos bódéban valószínüleg bele sem vágnak. Megtanulják inkább kezelni a kis káoszt, ami ott még elviselhető mértékű.

  ---

  Ha valami nagyobbat szeretnénk összerakni, akkor fel kell tűrni az ingujjakat és megcsinálni a rendszert. Papírra vetve. Hónapok munkája, nem kevés költség vár ránk. És ha készen vagyunk a rendszer dokumentálásával, hiába kérdezzük “Ott vagyunk már??“. Mert nem vagyunk ott. Még nem. Távolról sem!

  A kidolgozott rendszert át kell ültetni a gyakorlatba. Nem elég ha a polcon porosodnak a dossziékban lefűzött leírások. Meg kell győznünk a munkatársainkat, hogy ez mindenkinek jó lesz. Majd megtanítani mindenkinek a rá vonatkozó folyamatokat. Aztán ha kell, erőszakot alkalmazni. A változástól irtózó emberi ellenálláson sokszor buknak el jó elképzelések. Mindig lesz valaki, aki előjön olyasmivel, hogy: Rendben hogy a takarítószereket a bal sarokban kell tárolni, de nem történik semmi, ha itt hagyom a seprűt az asztalom mellett, mert eddigi is itt volt. Jó esetben ez a kérdés már felmerült a rendszer megírásakor, de ha nincs szükség arra hogy a seprű egész nap ott legyen valaki asztalánál, akkor a szabály az hogy a bal sarokban lesz. Ahol mindenki azonnal megtalálja. Nem kell körbekérdezni tíz kollégát, hogy kinél van a seprű. Tudom hogy ez egy banális példa, de sok ilyen apró eltérés összessége okozza a káoszt.

  Tehát ha nincs meg a vezetői elhatározás, hogy az elkészült rendszert bevezesd, majd folyamatosan fenntartsad, minden kis eltérésre lecsapva és azonnal korrigálva, ha kell tűzön-vízen keresztül, akkor annak a kidolgozása is teljesen felesleges. Ezt egyértelművé kell tenni a munkatársak számára. Pontosan szabályozott rendszerben kell müködni. Ami sosem lesz tökéletes, és mindig lehet javítani rajta. De nem az a megoldás, hogy nem tartjuk be a folyamatok szabályait, hanem az, hogy javaslatot adunk a szabályok megváltoztatására, mert a gyakorlat vagy a világ változásai miatt lehet hogy ami tavaly jó volt, azt most már másképpen kéne csinálni. Akkor az erre jogosult személy ez megfontolja, és ha eldönti hogy mostantól másképp van a folyamat, akkor az mindenkire vonatkozik. Aki ezzel nem tud azonosulni, annak sajnos nincs helye a fedélzeten. Találkoztam már ilyen esettel jómagam is.

  Ami jó hír: azt tapasztaltam hogy az emberek nagy része jóindulatú, és hajlandó együttműködni egy közös cél érdekében. A változástól való emberi félelem egy természetes jelenség, bennem is szokott jelentkezni. Meg kell tanulni kezelni. A munkatársak esetében mielőbb és nyíltan kommunikálni kell, hogy ők maguk is vegyenek részt a rendszer folyamatainak kialakításában. Hiszen ők végzik a munkát, van hogy sokkal többet tudnak róla mint a vezető. Ha meg tudjuk győzni őket, hogy a szabályozott rendszer mindenkinek megkönnyíti és egyszerűsíti a munkáját, kevesebb erőszakot kell alkalmazni a későbbiekben.

  Mielőtt bárki megkövezne, “erőszak” alatt itt nem korbácsolást értek, hanem kiadom az utasítást, és meg is követelem annak végrehajtását. Folyamatosan. És azonnal észrevenni a pici eltérést is, és kezelni az. Mert a pázsitból az egy kis pitypangot gyorsan ki lehet húzni. De ha hagytuk megnőni, szétszórja a magját, már sokkal több munka lesz újra szép tiszta pázsitot elérni.
  Na szóval ilyeneken járatom az agyamat mostanában. Munkára fel! 

Mostanában néhány nagyobb vállalkozási célt tűztem ki magamnak, ami lelkesítő és félelmetes is tud lenni egyidőben.

• Lelkesítő, ha valami újat építhetek, ahol sok értékes emberrel tudok együtt dolgozni.
• Félelmetes, mert jelen pillanatban még nem látható át a teljes folyamat a legvégéig:

1. Mennyi idő kell hozzá?
2. Honnan lesz hozzá elég pénz?
3. Találok hozzá elég embert?
4. Lesz-e elég ügyfél?
5. Mi van ha beindul, de aztán bedöglik?
6. Milyen problémák, veszélyek merülnek majd fel?
7. Meg tudjuk majd oldani, vagy esetleg 5 év munka válik majd feleslegessé egy olyan probléma miatt, amit ha most előre látunk, akkor bele sem kezdünk?

A Bibiából „loptam” egy receptet:

„Ne aggodalmaskodjatok tehát a holnap felől; mert a holnap majd aggodalmaskodik a maga dolgai felől. Elég minden napnak a maga baja.”

A szerencséhez vezető út 3 lépése

Nem tudjuk előrelátni az összes lehetséges akadályt, sőt még a pontos utat sem. De ha van egy célunk, akkor nincs más teendőnk, követni ezt az algoritmust:

1. állapítsd meg, merre tudsz lépni, hogy picit közelebb kerülj a célodhoz
2. lépj egyet
3. ha még nem vagy ott, folytasd az 1. pont szerint

A szomorú valóság az, hogy nagyon sokszor fogsz irányt változtatni a felmerülő akadályok miatt, vagy csupán azért mert a világ is változik. Lehet hogy közben a kitűzött célt is néhányszor le kell cserélni, vagy legalábbis lényegesen módosítani, megemésztve hogy az előző igyekezet és ráfordítás felesleges volt (vagy drága de hasznos tapasztalat).

De ha mindig lépsz egy kicsit előre, előbb-utóbb célba érsz! Kivéve ha megállapítod, hogy a cél nem reális – ezt minden lépés előtt újra kell gondolni – ez jelentheti a siker és megszállotság közti különbséget.

Ha szerencsénk lesz, sikerül! – szokták mondani. A szerencse viszont eléggé megfoghatatlan, senki sem tudja, hogyan lehetne előre bebiztosítani, hogy legyen szerencsénk.

Mi a szerencse?

Én mégis hiszem, hogy szerencséje mindenkinek lehet ☘ . Mert a szerencse lényege a kínálkozó lehetőség megragadása.

Lehetőségek tömege vesz minket körül, csak kevesen veszik észre. Tehát képesnek kell lenned észrevenni a lehetőséget, aztán készen állni megragadni azt. Na ez a szerencse.

Ugyanazt a lehetőséget többen is észrevehetik, de nem mindenki meri megragadni, mert vagy nem mer kilépni a megszokott komfortzónájából, vagy nem meri vállalni az új lehetőséggel járó kockázatot. És főleg nem egy esetleges kudarcot.

Minden megragadott lehetőség olyan, mint egy vállalkozás: nagy részük csődbe megy, de mi csak a legszerencsésebbekről hallunk, akiknek sikerült. Pedig ők is számtalan kudarcot éltek meg az útjuk során.

A szerencse előszobája a kudarc?

A kudarcra tekinthetünk úgy is mint a cél elérhetetlenségének bizonyítékára, vagy úgy is, hogy mindössze azt mutatja hogy még egy lépéssel többet kell megtennünk a célig.

Na, és e kettőt megkülönböztetni egymástól, tudni hogy érdemes-e tovább kitartani – az az igazi művészet! Nem is mindig lehetséges, sokszor csak később derül ki, miután a kudarcokon átlendülve elértük a célt, vagy ha mi feladtuk, de másvalaki mégis megvalósította ugyanazt.

Járj nyitott szemmel, vedd észre a saját szerencsédet!